各区、市人民政府，市政府各部门，市直各单位：
　　去年以来，各部门、各单位认真贯彻国家、省和市政府有关规定，努力规范公文制发工作，报送的政府公文代拟稿总体情况较好，但个别部门和单位的公文代拟稿仍然存在报送不及时、会签不全、体例格式不规范、有关责任人未在发文稿纸上签字或发文稿纸填写不准确等问题。近期，市领导就公文处理工作多次作出批示，要求严格公文制发工作。为落实市领导批示要求，根据上级公文处理工作有关要求，结合我市实际，现就进一步规范公文制发工作有关事项通知如下：
　　一、各部门和单位要严格执行政府公文制发标准，凡法律法规有明确规定或已公开全文播发见报的；过去已有明确规定，没有新的部署要求和实质性变化；领导同志在会议上的讲话已印发与会人员；例行性和阶段性的工作部署、工作检查或要求下级上报有关情况、数据资料等不再印发文件。
　　凡年度计划以外需制发的政府文件，须提前报市政府办公厅审核，并征得分管市领导同意后，再行拟文；属于部门职责范围的事项，由部门发文。
　　二、政府公文代拟稿要符合国家的法律法规及市委市政府有关规定。如提出新的政策、规定，应上市政府有关会议研究，并加以说明。
　　三、政府公文代拟稿的语言要平实、明确、简炼、精确、得体，力求意尽文止，重要决策性公文一般不超过5000字，其他公文一般不超过3000字。
　　四、严格执行国务院办公厅秘书局《关于加强对行政机关公文中涉及字母词审核把关的通知》（国办秘函〔2010〕14号）规定，代拟政府公文时一般不得使用字母词，确需使用字母词的，应在文中首次出现时以括注方式注明已经国务院语言文字工作部门或者其他有关部门审定的汉语译名。代拟政府公文时如不能确定字母词准确的汉语译名，要主动征求语言文字部门或者其他有关部门的意见，使用其推荐的汉语译名。此外，对于国家权威机构编写的汉语词典中收录的字母词，已有对应汉语译名的，可使用其汉语译名。
　　五、制发市政府规章、地方性法规草案议案，按照有关立法程序办理。
　　六、市政府决定成立的议事协调机构和临时机构，由主办单位代拟政府公文，经市编制和组织部门审查后送市政府办公厅综合室审核；其他因工作需要成立议事协调机构和临时机构的，有关单位应先向市编办提出申请，待同意成立后由市编办代拟政府公文；议事协调机构和临时机构因组长(主任、指挥)工作变动需进行调整的，由主办单位代拟调整公文，市政府办公厅发文公布，其他成员如有变动，由该机构自行公布。
　　七、为建立联席会议制度而单独制发的公文，由联席会议牵头单位发政府授权件；政府公文中建立联席会议制度的，仅明确联席会议职能及牵头单位或组长，成员单位由联席会议自行发文明确。
　　八、政府公文代拟稿部门和单位拟稿完毕后,要准确填写发文稿纸。拟稿人应在发文稿纸上清楚填写主办单位名称、主送机关、抄送机关，并在“拟稿”栏内签署姓名和时间、联系电话；分管保密工作的单位负责人应确定公文密级和政务公开选项（选“不公开”项的要简要说明理由）,并在相应栏内签署姓名；主办单位办公室主任(秘书处处长)对代拟公文审核无误后,在“核稿”栏内签署姓名和时间；主办单位领导审核后，在“负责人审签”栏内签署姓名和时间。
　　九、政府公文代拟稿涉及其他单位职责或涉及需其他单位协助方可完成的工作,应进行会签。会签由主办单位负责,会签单位应于3个工作日内出具会签意见，单位领导应在发文稿纸“会签单位”栏内签名（因会签单位多或急件等原因，主办单位通过金宏网征求意见的，会签单位反馈意见时，应加盖本单位印章及会签领导的职务、姓名）；如会签单位有不同意见,主办单位的主要领导应出面协调,对协商统一后的会签意见,主办单位应将其纳入代拟公文,不得擅自更改。经协调仍达不成一致意见的,应提请相关领导协调。
　　以市政府名义或以市政府办公厅名义表彰先进，要分别征求市纪检监察、综合治理、人口计生、信访、审计等部门的意见，企业领导干部还需征求工商、国资、税务、环保等部门的意见，有关职能部门和单位出具书面意见后，经市人力资源社会保障局审查签字；涉及市管干部的表彰，经市委组织部审查同意后，还须送市纪委（监察局）审查，并由审查部门的相关领导在发文稿纸上签名。
　　政府公文中涉及金融工作的，须由市金融办审查签字；涉及节庆会展工作的，须由市会展办审查签字。
　　行政规范性政府公文，应当采取书面征求意见或召开座谈会、论证会、听证会等形式，听取公民、法人或者其他组织的意见，并经市政府法制部门审查。
　　十、会签完毕后,主办单位要将政府公文代拟稿、会签单位出具的会签意见及发文说明等相关材料附在发文稿纸之后，一并送市政府办公厅综合室审核。所有政府公文的送签须由办公厅统一办理，代拟稿单位不得径送市领导签发。
　　十一、政府公文代拟稿电子版一律通过金宏网公文制发流转中心发至办公厅综合室，发送时文件名、金宏网标题和公文标题应规范、一致。
　　密级政府公文的代拟稿电子版须刻录光盘送办公厅综合室，不得通过其他方式发送。
　　十二、上级机关要求市政府报送的公文有明确时限要求的,主办单位接到拟稿任务后,应在所余报送时限的一半时间内完成代拟稿并报送市政府办公厅综合室。
　　需作为急件处理的政府公文，代拟稿部门和单位须有确实充分的理由，并在发文稿纸备注栏中注明。
　　十三、政府公文的信息公开工作，按照《青岛市人民政府关于加快推进政府信息公开的实施意见》（青政发〔2008〕51号）和市委办公厅、市政府办公厅联合下发的《关于规范金宏网党政机关文件公开发布的通知》（青厅字〔2009〕24号）执行。
　　附件：1青岛市人民政府发文稿纸
　　2政府公文格式要素标识规则
　　
　　附件一：
　　
　　青岛市人民政府发文稿纸



　　
　　附件二：
　　
　　政府公文格式要素标识规则
　　政府公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成，具体要求如下：
　　一、秘密等级和保密期限
　　涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。“绝密”、“机密”级公文应当在版心左上角第1行标明份数序号。
　　二、紧急程度
　　紧急公文应当根据紧急程度，用3号黑体字顶格在版心右上角第1行标识“特急”或“急件”，两字之间空1字。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。同一公文既是密件又是急件的，秘密等级标于紧急程度之上。
　　三、发文机关标识
　　发文机关标识一般由发文全称或者规范的简称后加“文件”组成，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。发文机关标识推荐使用文星简美黑体字，用红色标识。字号应小于22mm×15mm（高×宽）。联合行文，应当列明联合行文的各机关名称。同级行政机关联合行文，主办机关应当排前，“文件”置于发文机关名称右侧，上下居中排布；行政机关与其他机关联合行文，应当以党、政、军、群次序排列。
　　四、发文字号
　　发文字号一般由行政区域代字、机关代字、年份、序号组成，必要时可根据需要加入专业职能代字。联合行文只标明主办机关发文字号。行政区域代字、机关代字应当使用规范的简称。本机关简称可能与其他机关简称相混淆的单位，由双方商定各自机关代字并报上级机关办公厅（室）备案。新设行政机关启用发文字号前要向上级机关办公厅（室）备案。公文年号、序号一律用阿拉伯数码标识；年份应当标全称，用六角括号“〔〕”括入，置机关代字或专业职能代字之后、序号之前。序号不编虚位（即1不编为001），除会议纪要外，不加“第”字。“发文字号”用3号仿宋体，居中排布。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
　　五、签发人
　　上行公文应当注明签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号距版心左边空1字，签发人姓名距版心右边空1字。联合上报的公文主办机关签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名下按发文机关顺序依次排列。其中，“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。签发人用3号仿宋体字，其后标全角冒号，签发人姓名用3号楷体字。
　　六、标题
　　公文标题应当准确简要概括公文的主要内容，一般由发文机关全称或规范的简称、公文主题、公文种类三部分组成，转发类公文标题，应当避免冗长。在标题中除法规、规章和规范性公文名称加书名号外，一般不加标点符号。公文标题置红色反线下空2行，用2号小标宋体字（也可用2号宋体加粗），可分一行或多行居中排布；回行时，应当词意完整，排列对称，间距恰当。
　　七、主送机关
　　公文的主送机关应当使用全称或规范化简称、统称，置于标题之下、正文之前，顶格并加冒号。会议纪要等文种，可将主送机关置于版记首行。
　　八、正文文字及版心尺寸
　　公文文字一律从左至右横写、横排。正文用3号仿宋体字，每页22行，每行28个字（不含页码）。公文中小标题可用3号小宋体字或黑体字。公文版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)。
　　九、附件
　　公文如有附件，居正文空1行，左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件序号使用阿拉伯数码（如“附件”：1×××）；附件名称后不加标点符号。附件应当与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”（黑体3号字），附件序号和名称前后应当标识一致。附件与正文不能一起装订的，应当在附件左上角第1行顶格标识公文发文字号并在其后标识附件。
　　十、印章
　　公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，均应当加盖发文机关印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
　　印章应当上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间。当印章下弧无文字时，采取下套方式，即仅以下弧压成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上，不再落款。
　　两个机关联合下发公文时，应当将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，互不相交或相切，相距不超过3mm。3个以上机关联合行文需加盖3个以上印章时，应当将各发文机关名称按印章顺序排列在相应位置，印章居中加盖或套印在其上。每排最多排3个印章，两端不超出版心；最后一排如余下一个或两个印章的，均居中排布；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。当空白处不能空下印章的位置时，应当采取调整行距、字距解决，印章与正文必须同处一面，不得采取加页标识“此页无正文”的方法。
　　十一、成文日期
　　公文的成文日期，以负责人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报，以发出日期为准，“成文日期”右空4字标注于正文之后。
　　十二、附注
　　公文如有附注，应当列于印章、成文日期下一行，用3号仿宋字，居左空2字标识在圆括号内。
　　十三、主题词
　　公文应当标注主题词。上报公文应当按照上级机关要求标注主题词，“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字（可用3号宋体加粗），词目之间空1字。主题词标注于抄送机关之上。
　　十四、抄送机关
　　抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送机关应当使用全称或规范化简称、统称。位于主题词下1行，左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开。抄送机关次序以党、政、军、群排列。主送机关移后的，标识方法同抄送机关。
　　十五、印发机关、印发日期
　　印发机关列抄送机关之下，用3号仿宋体字。印发机关距版心左边空1字，印发日期距版心右边空1字。印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。
　　十六、公文页码
　　公文页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。
　　十七、公文装订
　　公文装订应左侧装订，不掉页。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。

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