各区（市）维修资金主管部门、街道办事处承办业务部门，维修资金管理银行：

为进一步规范我市维修资金使用、退款工作，现印发《青岛市房屋专项维修资金使用、退款工作指导规则》，请遵照执行。

青岛市城市管理局

2023年7月31日

青岛市房屋专项维修资金使用、退款工作指导规则

根据《关于加强和改进住宅物业管理工作的通知》（建房规〔2020〕10号）《业主大会和业主委员会指导规则》（建房〔2009〕274号）《山东省住宅专项维修资金管理办法》（鲁建物字〔2020〕7号）《青岛市房屋专项维修资金管理办法（试行）》（青岛市人民政府令第215号）等有关规定，结合我市房屋专项维修资金（以下简称“维修资金”）工作实际，现制定我市房屋专项维修资金使用、退款工作指导规则。

一、适用范围

青岛市市南区、市北区、李沧区、崂山区、城阳区、青岛西海岸新区六区范围内，按规定已交存房屋专项维修资金的房屋，适用本指导规则。

二、使用方式

维修资金使用分计划使用、一般使用、应急使用三种方式。

计划使用是指采取一次投票集中表决多个计划维修项目的使用方式；一般使用是指采取传统方法一次投票表决一个维修项目的使用方式；应急使用是指采取应急程序事前不用表决、事后公示的使用方式。

业主表决方式采用常规表决，经有利害关系的专有部分面积占比三分之二以上的业主且人数占比三分之二以上的业主参与表决，参与表决专有部分面积过半数且参与表决人数过半数业主同意即视为表决通过。

（一）计划使用

维修资金的计划使用，主要适用于可以提前预见的，以延长物业使用寿命为主要目的共用部位、共用设施设备的维修、更新和改造；可以一次表决不超过连续两年的维修资金年度使用计划。

维修资金的计划使用，由业主委员会根据房屋和设施设备的使用年限、维修保养和损耗情况，编制年度使用计划，经业主大会或经由利害关系业主表决同意后，连同有关材料报区维修资金管理机构审核备案并组织实施。委托物业服务企业实施的，应由业主委员会和物业服务企业签订委托协议书后执行。

2012年3月1日以后办理首套房屋网签（维修资金全额交存）小区可按照计划程序使用维修资金，购买与电梯维修、更新和改造有关的保险。

按照维修资金计划使用程序，业主委员会或者其委托的物业服务企业应当按照规定通过公开招标或邀请招标方式，选聘具有相应能力的单位，签订维修服务合同，组织工程施工、验收、造价决算等工作，并按照工程进度向区维修资金管理机构提前备案和划款。计划使用审核备案各环节累计办结时限不超过5个工作日（具体资金到账日期，以相关银行实际划转款项到到账日期为准）。计划使用具体程序、材料参照一般使用执行。

（二）一般使用

维修资金的一般使用，适用于涉及全体或者部分业主的，临时发生并需要在较短时间内完成的物业共用部位、共用设施设备的维修、更新和改造。

维修资金的一般使用程序，由业主委员会（未成立业主委员会或业主委员会失效的，由物业所在地的居委会在街道办事处的指导和监督下，代行业主委员会的职责，下同）或由相关业主全权委托物业服务企业作为实施主体。接到业主报修或者发现问题后，由业主委员会或由其委托物业服务企业进行现场核实，编制维修资金使用方案，经有利害关系的业主表决同意后，报区维修资金管理机构审核备案并组织实施。各区维修资金管理机构全权负责审核备案和提请资金划转工作，一般使用审核备案各环节工作累计办结时限不超过3个工作日（具体资金到账日期，以相关银行实际划转款项到账日期为准）。使用程序附后（附件1）。

已交存维修资金的存量房屋专有部分面积或者人数占比未达到三分之二的，单个业主或个别业主可以申请使用其应当分摊或业主本人愿意承担金额（如按照业主意愿使用，需业主出具承诺书）。维修资金使用前，应当在本区域显著位置向维修部位或设施设备涉及维修费用分摊范围内的业主进行公示，公示时间不少于7日，并应提供公示位置及内容等证明性质的影响材料。

已交存维修资金的房屋专有部分面积且人数占比达到三分之二以上的单个业主或个别业主申请使用其应当分摊或业主本人愿意承担金额，依据有关法律“共有人对共有物管理费用约定负担”规定和维修资金业主共有原则，应当征求相关业主意见，满足常规表决法定比例方可使用，使用程序参照一般使用执行。

单个业主或个别业主使用维修资金超过房屋分户账70%或使用资金超过2万元的应当向区维修资金管理机构申请造价咨询服务，造价咨询费用由维修资金专户管理银行承担。

（三）应急使用

主要适用于危及人身安全、房屋使用安全和公共安全的紧急情况，需要立即进行的维修、更新和改造。

有下列情形之一的，可以启动应急维修程序：

1.物业管理区域内发生的屋面、外墙防水严重损坏；

2.电梯发生故障影响正常使用需立即维修的；

3.消防设施存在严重故障需立即维修的；

4.建筑外立面装饰和公共构件严重脱落松动；

5.玻璃幕墙炸裂；

6.排水管道严重堵塞或爆裂；

7.地下车库雨水倒灌；

8.其他可能造成人身安全事故的紧急情况。

紧急情况下，业主委员会或辖区街道办事处可以依法申请使用维修资金；尚未产生业主委员会或业主委员会失效的，由街道办事处组织代为维修，并从维修资金中列支相关费用，维修资金申请由街道办事处实施。各区维修资金管理机构全权负责审核备案和提请资金划转工作，应急使用审核备案工作各环节工作累计办结时限不超过1个工作日（具体资金到账日期，以相关银行实际划转款项到账日期为准）。使用程序附后（附件2）。

三、分摊方式

维修资金使用的费用分摊有约定的，按照约定；没有约定或约定不明确的，按照业主专有部分面积所占比例确定，即经业主管理规约约定或者业主共同决定，维修资金可以按户均摊、按建筑面积分摊或者协商确定分摊比例、金额。

四、建立维修资金使用全周期监管机制

（一）事前审核

区维修资金管理机构接到维修资金计划使用、一般使用申请后，做好相关审核工作。

1.现场勘查需要维修的共用部位、共用设施设备的基本情况；

2.确定是否符合专项维修资金使用范围；

3.分摊范围及分摊方式是否符合有关规定；

4.其他所需审核的情况。

单笔维修资金计划使用或一般使用金额超过5万元，应急维修使用金额超过2万元的，相关组织者应当向区维修资金管理机构申请造价咨询服务，造价咨询费用由维修资金专户管理银行承担。

探索建立维修资金常见项目单价公示大数据库，定期进行数据更新，供有关组织者参考使用，对显著偏离使用单价项目实施线上预警和施工单位名单公示。

（二）事中监督

区维修资金管理机构加强对维修资金申请使用的事中监督管理，着重审查计划使用和一般使用申请是否先施工后备案（着重审查合同日期与备案时间是否倒挂）；是否经利害关系业主表决同意并达到法定比例；施工合同名称与发票名称、金额是否一致（分批划转除外）；是否先验收后申请拨付尾款；使用审批周期是否符合规定；超过规定金额维修资金申请使用是否经造价咨询等。

特殊情况下，对于施工完毕后申请维修资金拨付的，组织者应按照申请使用时间节点补齐维修资金申请使用相关手续，并由相关业主共同决定，出具相关情况说明后方可申请使用。特殊情况下维修资金拨付仅适用于维修资金一般使用情形。

（三）事后审计

区市维修资金管理机构应会同管理银行协调审计机构定期对已完成维修资金拨付单笔使用（含计划使用、一般使用、应急使用）超过10万元的项目进行集中审计。审计结果通过适当方式向相关组织者和业主公布。

维修资金申请使用应分批次申请划转资金，但相关组织者与施工单位协商一致的除外。

五、推广应用科技手段，提升维修资金使用效率

各区（市）维修资金主管部门、管理机构、街道办事处、居民委员会、业主委员会、物业服务企业应积极推广应用青岛市智慧物业管理服务平台业主共同决定事项电子投票功能和线上公示公开功能，开展维修资金使用线上表决和相关使用方案等公示公开，简化维修资金申请使用流程，提升维修资金使用效率，破解维修资金使用表决难、公示难、监管难等问题。

六、维修资金退款

（一）全额退款情形

与开发商协商取消交易的（“一手房”退款）；买卖双方取消交易的（“二手房”退款）；重复交款的；由于信息错误导致错误交存维修资金的（如房产证地址与登记系统不符等）；房屋拆迁注销或灭失退款的；符合免交或缓交规定的；赠与和继承退款的；房改房退款的（在有关新政策实施前暂属于缓交存范围）。

（二）差额退款情形

预测面积与房产证实测面积不符的；未设立电梯或配备电梯且未设地下车库的底层房屋，误按有电梯标准交存的；合户及分户退款等。

（三）返还流程

符合以上情形之一的，申请人可以向辖区维修资金管理机构申请返还已经交存的全部或部分维修资金，由区维修资金管理机构全权负责审核备案并提请资金划转。维修资金退款审核备案工作均为2个工作日内办结（具体资金到账日期，以相关银行实际划转款项到账日期为准）。程序附后（附件3）。

七、有关要求

（一）落实工作责任。按照“谁审核，谁负责”的原则，各区维修资金管理机构全权负责维修资金的使用、退款工作。为确保工作流程优化后的材料审核质量和资金使用安全，各区维修资金管理机构应加强组织领导，强化机构建设，配齐专职人员，未达到人员配备的应及时向区政府有关部门提请配备完善。同时，积极组织工作人员加大业务培训力度，加强作风纪律建设。积极宣传维修资金相关政策，定期协同街道办事处和同级物业主管部门组织业主、业主委员会、居委会、物业服务企业等进行相关业务知识培训，畅通维修资金使用、退款渠道。

（二）资金划转方式。计划使用、一般使用、应急使用工作中，经业主大会、业主委员会、相关业主或街道办事处决策，可分批次按比例划转维修资金；也可一次性划转维修资金，但应当完备《房屋维修和更新、改造工程验收报告》。

（三）第三方机构介入。各区维修资金管理银行应根据区维修资金管理机构要求和使用资金标准无偿提供造价咨询、工程监理、审计等第三方服务。如根据业主大会、业主委员会或相关业主决策选择有偿第三方机构服务的，相关费用计入维修和更新、改造成本。

即墨区、胶州市、平度市、莱西市可参照执行。

附件：1.青岛市房屋专项维修资金一般使用流程

            2.青岛市房屋专项维修资金应急使用流程 

           3.青岛市房屋专项维修资金退款流程

附件1

青岛市房屋专项维修资金一般使用流程

一、制定使用方案

业主向物业服务区域业主委员会（未成立业主委员会或业主委员会失效的，由物业所在地的居委会在街道办事处的指导和监督下，代行业主委员会的职责，下同）或向经业主委员会授权委托的物业服务企业，提出房屋维修申请，由业主委员会或物业服务企业制定《房屋维修和更新、改造方案》（以下简称“使用方案”，可从http://csglj.qingdao.gov.cn下载）；未实施物业管理的，由业主委员会或相关业主制定使用方案。

二、公示

使用方案应当在物业服务区域明显位置公示不少于7日，经由专有部分面积占比三分之二以上的业主且人数占比三分之二以上的业主参与表决，并经参与表决专有部分面积过半数的业主且参与表决人数过半数的业主同意。

三、申请

维修资金使用方案制定人持下列资料到区维修资金管理机构提交申请：

（一）《房屋维修和更新、改造方案》；

（二）《房屋维修和更新、改造方案书面确认明细表》；

（三）《房屋专项维修资金使用申请表》。

注：业主委员会或经授权委托的物业服务企业，可登陆维修资金管理系统申请办理相关业务。

四、审核

区维修资金管理机构接到申请后完成以下审核工作：

1.现场勘查需要维修的共用部位、公用设施设备的基本情况；

2.确定是否符合专项维修资金使用范围；

3.分摊范围及分摊方式是否符合有关规定；

4.其他所需审核的情况。

五、签订合同，组织施工

经区维修资金管理机构审核后，由区维修资金管理机构通知使用方案制定人选择具有相应资质或能力的施工单位，签订施工合同，并将施工合同报送至区维修资金管理机构审核备案。经区维修资金管理机构审核备案后，报请市维修资金管理机构将使用方案工程预算资金的70％从物业服务区域分户账中相应核减资金划转至相关单位。

六、验收

业主委员会或经授权委托的物业服务企业，应当邀请区维修资金管理机构、街道办事处、相关业主代表对工程质量进行验收并签署《房屋维修和更新、改造工程验收报告》。

验收合格后，由区维修资金管理机构审核备案并通过维修资金管理系统将《青岛市房屋专项维修资金划转单》、工程款发票和《维修资金划转清册》等影像资料上传至市维修资金管理机构，市维修资金管理机构将尾款从物业服务区域分户账中相应核减资金划转至相关单位。

附件2

青岛市房屋专项维修资金应急使用流程

            一、申请使用

具备应急使用条件的，由业主委员会或辖区街道办事处审定后，由业主委员会或辖区街道办事处同步组织选定具有相应资质或能力的企业开展维修和更新、改造。同时，填写《房屋维修资金应急使用申请表》《房屋维修资金应急使用方案》（可从http://csglj.qingdao.gov.cn下载），由区维修资金管理机构审核备案后，报市维修资金管理机构划转资金。市维修资金管理机构将使用方案工程预算资金的70％从物业服务区域分户账中相应核减资金划转至相关单位。

二、验收

业主委员会或辖区街道办事处，应当邀请区维修资金管理机构、相关业主代表对工程质量进行验收并签署《房屋维修和更新、改造工程验收报告》。

经验收合格后，由区维修资金管理机构审核备案后，通过维修资金管理系统将《青岛市房屋专项维修资金划转单》、工程款发票和《资金划转清册》等影像资料上传至市维修资金管理机构，市维修资金管理机构备案后将尾款从物业服务区域分户账中相应核减资金划转至相关单位。

三、公示

应急使用的维修工程费用拨付后，业主委员会或街道办事处应当将下列材料在物业服务区域内明显位置进行不少于5天的公示。

1．维修、更新、改造方案；

2．工程决算报告；

3．工程验收合格证明；

4．涉及户数和清册、分摊方案；

5．维修资金管理机构认为按照规定应该公示的其他材料。

相关业主在公示中提出异议的，由业主委员会或街道办事处组织异议人与维修单位协商解决。协商不成的，异议人可依法向仲裁机构申请仲裁或者向人民法院提起诉讼。

附件3

青岛市房屋专项维修资金退款流程

一、受理地点

各区维修资金管理机构均可办理。

二、到场人员

房屋产权人（房屋产权人为房屋不动产证书中产权人一栏中所涉及的所有相关人员）、交款人（交款人为维修资金票据交款业主一栏中所涉及的所有相关人员），新建商品房产权人原则上为开发建设单位。

三、所需材料及条件

（一）《房屋专项维修资金返还申请表》（可由开发建设单位或区维修资金管理机构提供），

（二）双方业主或经办人或被委托人身份证原件、复印件（留存）；

（三）房产证原件（仅限存量房需要提供）；

（四）维修资金票据第三、四联（差额退款仅需第四联），如已实行电子票据的，需提供电子票据复印件。同时提供返还申请人本人姓名开户的银行借记卡（一类卡），维修资金为多人共同交存的，必须明确退至其中一人账户；

          （五）保证该房屋为未网签或已撤销网签。

四、特殊情况需提供的材料

（一）纸质票据丢失，青岛日报等媒体登报声明作废后，提供报纸一份；

（二）一方或双方人员不能到场，委托人出具的授权委托书（附个人身份信息）或法院判决裁定书、公证书（判决书应明确维修资金返还人）；    

（三）房屋地址发生变更，公安派出所出具的地址变更证明（可通过登记系统影像资料等途径共享查询）；

（四）老弱病人因身体原因不能到场，由辖区机构工作人员上门服务，现场办理；

（五）一方或双方人员为未成年人：可由监护人携带出生证明（或户口簿）及身份证代为办理；

（六）如因房屋拆迁征收或拆分合并导致灭失：需提供不动产登记部门出具的灭失注销证明。

五、材料审核

各区维修资金管理机构受理审核材料：

（一）审核材料是否齐全、符合要求；

（二）新建商品房由各区工作人员通过青岛网上房地产落实房屋的网签状态，保证此房屋为未网签或已撤销网签，如已网签则不予受理；

（三）存量房需联系市维修资金管理机构工作人员，落实是否已过户，如已过户不予受理。