第一章 总  则

第一条为进一步完善青岛工程职业学院招标采购运行机制，规范采购流程，管控采购风险，提高采购效率，节约采购成本，根据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《青岛市政府集中采购目录及标准》及有关法律、法规，结合学院实际，制定本实施细则。

第二条采购的原则：公开透明原则、公平竞争原则、公正诚实原则。

第三条当前年度政府集中采购目录及限额标准及以上项目，适用本实施细则。不允许在一个财政年度内,把一个预算项目下，达到采购限额的同一品目或者类别的货物、服务和工程的独立项目分割为多个小项目，使得每个项目的预算金额都未达到采购数额标准，但累计金额超过采购数额标准,以此规避政府采购。

第四条招标采购组织形式主要包括集中采购、分散采购。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、竞争性磋商、网上超市（网上直购、网上竞价、定点采购、二次竞价）、延续性采购以及其他采购方式。

第五条学院成立采购工作领导小组，全面负责做好招标采购领导工作。学院招标采购工作领导小组由学院主要领导、分管领导、中层干部、需求部门相关人员等相关项目负责人员组成。

采购工作领导小组成员：

组  长：王  铨

副组长：邵  凯

成  员：朱  晶、李启福、李树民、刘鹂均、潘克江

第二章  组织机构及职责

第六条学院实行采购业务归口管理，建立采购环节中需求部门、业务归口管理部门、招标采购中心、财务审计处等部门之间的沟通协调机制。各部门根据其职责范围参与、组织实施采购工作，构建各负其责、权责对等、相互制衡的采购管理及内部控制机制。

第七条需求部门主要职责

（一）负责提出项目采购意向和采购需求（附件1）、编写项目立项报告（附件2）、招标技术方案（附件3），科学编制项目预算，依法合规、详细客观地明确采购项目名称、数量、功能及配置要求、技术参数、交货时间与地点、售后服务、验收要求、经费来源、付款方式等内容。

（二）确保招标方案无倾向性，对招标文件倾向性负主要责任。

（三）按照专家意见修改招标文件，初审确认招标文件终稿。

（四）对招标文件特殊内容进行相关说明，经业务归口管理部门审核后交招标采购中心存档。

（五）自中标通知书发出之日起10个工作日内，根据招标技术方案要求和中标公司投标文件确定合同细节，完成合同起草和审查，合同审查表和合同交办公室存档。

（六）合同签订2个工作日内将合同送招标采购中心在政府采购网公示。

（七）收到发票2个工作日内完成支付审批签字。

第八条业务归口管理部门主要分工及职责

参照学院内部组织机构及职能职责，招标采购工作主要分工为：

1.办公室：校园文化、档案管理及法律服务方面采购等。

2.教师服务中心：教师服务，教师培训、人事代理、劳务派遣采购等。

3.学生服务中心（团委、武装部）：学生保险、学生宿舍床上用品、军训服装采购等。

4.后勤服务中心（基建中心、资产管理中心、招标采购中心）：办公物资（设备）采购、物业服务采购、车辆租赁采购、学院医务室服务、资产评估业务委托服务、基建工程、维修修缮工程、绿化养护、基建勘察设计、印刷采购等。

5.教学服务中心（质量管理办公室）:教学类项目（教学资源库建设、课程建设、教务管理系统、教学仿真软件、辅助教学软件、技能大赛软件）、教材出版、图书及期刊、教学设备、车间耗材及维修维护采购等。

6.信息技术中心：智慧校园、信息化基础设施建设、信息化软件系统建设、教学类项目以外的软件采购；涉及信息类的，数据类的签订协议拟定、审核、签订等。

7.安全保卫处（综合治理办公室）：安保服务、消防设备、消防安全培训、演练、检测等。

8.科研处（国际交流合作处）：科研课题相关设备、资源采购。

9.未尽事项的业务归口管理部门，以学院部门工作职责分工为准。

业务归口管理部门主要职责为：

（一）负责项目招标方案的论证，从方案科学性、可行性、倾向性、预算合理性等方面进行论证，形成部门论证意见；

（二）负责项目招标方案的审定，确保发布的招标文件真实、有效、无倾向性，对招标文件倾向性负审核责任；复审确认招标文件终稿；

（三）落实专家论证意见及专家对招标文件评审意见修改情况。若对专家意见有异议，提交相关说明，经分管院领导签字审批后，交招标采购中心存档，重大事项报院党委会确定；

（四）委派采购人代表参加评标。根据内部控制要求，采购人代表与招标方案编制人员不得为同一人；

（五）负责对招标文件内容的有关情况进行解释答疑；

（六）对招标文件特殊内容进行相关说明，经部门负责人签字后报招标采购中心存档。

（七）在货物送达或服务实施到位后，根据采购项目具体情况成立验收小组，对货物品名、品牌、数量、规格、价格、质量以及安装、调试、培训等逐一检查验收，明确验收意见或结论，出具验收报告并签字，与项目采购资料一并报招标采购中心存档备查。

第九条招标采购中心为学院采购工作的组织管理部门，其主要职责为：

（一）认真履行国家各项法律、法规及各项政策，严格按照招标程序组织招标采购工作，保证流程完整、程序合法、采购方式合法；

（二）负责拟定学院招标采购的制度、管理办法；

（三）负责青岛市政府采购一体化交易管理平台操作、管理与维护；

（四）组织提报政府采购预算及采购计划；

（五）组织招标代理公司制作招标文件，并发布采购公告，办理开评标相关手续；

（六）组织、协调处理招标采购项目质疑投诉事项；

（七）按照规定进行中标结果公示、在合同签订后2个工作日内完成中标通知书及合同在青岛市政府采购网公开、政府采购信息统计等工作；

（八）协调推进招标采购项目进度；

（九）完成采购项目验收材料在青岛市政府采购网公开；

（十）协调财务审计处自收到发票之日起3个工作日内向供应商支付资金。

第三章 项目立项

第十条学院各需求部门应当结合事业发展规划和工作实际，在充分调研论证的基础上提出项目采购意向项目采购意向（附件1），编制招标采购项目立项报告（附件2）、采购需求（附件3）,经归口管理部门论证审核后（附件4），提报学院党委会研究审议通过后（附件5），将纸质件和电子件报送学院招标采购中心实施招标采购。所有信息化项目一定统筹规划，立项之前需要通过“网络安全和信息化领导小组”审批。

（一）采购意向

采购意向内容包括采购项目名称、预算金额、预计采购时间、采购标的名称，采购标的需实现的主要功能或者目标，采购标的数量，以及采购标的需满足的质量、服务、安全、时限等要求。采购意向由采购人按照采购项目在青岛市政府采购网公开。执行中新增采购项目应当及时公开采购意向。采购意向公开时间应当尽量提前，原则上不得晚于采购活动开始前30日。

（二）采购需求

需求部门应当对采购标的市场技术或者服务水平、供应、价格等情况进行调查，根据调查情况、资产配置标准等科学合理地确定采购需求。市场竞争充分的项目，应当自行开展市场调研；需求复杂、性质特殊的项目，可以向第三方机构和专家进行咨询；向学生、教师提供的公共服务项目，应当征求使用群体的意见。要加强需求论证。对分散采购限额以上的项目，采购人应当根据调研、咨询、征求意见情况，结合预算编制、相关可行性分析等全面论证采购需求，确保需求完整明确、科学合理。

归口管理部门担负论证审查责任，在采购活动开始前，针对采购需求管理中的重点风险事项，对采购需求和采购实施计划进行审查。主要包括：内容是否完整、标准是否规范、描述是否准确、是否具有倾向性、政策是否体现等。审查工作机制成员应当包括本部门、本单位的采购、财务、业务、监督、行业专家等人员。

采购需求方案确定以后，采购人应当在青岛市政府采购网公示，公示期限不得少于3天。

（三）集体决策

需求部门将招标采购项目，报归口管理部门审议通过后，提交学院党委会研究审议，审议通过后采购招标。

（四）材料审核

学院招标采购中心组织对审核通过的招标采购项目进行调研论证和材料审核，包括：采购意向（附件1）、立项报告（附件2）、采购需求（附件3）、论证意见（附件4）、党委会会议纪要（附件5）等过程性材料。交招标采购中心将项目相关材料整理存档，实施招标。

（五）采购计划

学院招标采购工作领导小组将学院党委会研究确定的采购的项目科学合理的编制采购计划，确定各项目的实施时间、采购组织形式、采购方式等内容。

第十一条招标采购中心编报采购预算、计划，由青岛市财政局负责审核。招标采购预算、计划经青岛市财政局批复后，无特殊原因不得随意追加或变更；确需变更追加或变更的，由需求部门提出经归口管理部门批准，报学院财务审计处批准同意后，由财务审计处追加采购预算，招标采购中心通过一体化平台履行采购程序。

第四章 项目采购

第十二条学院招标采购工作领导小组根据政府集中采购目录和采购限额标准的有关规定确定组织形式和采购方式，具体见下表1。单项或批量采购金额达到400万元（含）以上的，应当采用公开招标方式，需采用公开招标以外方式采购的，按照《青岛市政府采购方式变更审批管理办法》有关规定，报青岛市财政局审批方可组织实施。

表1 政府采购的组织形式及采购方式表

第十三条招标采购中心按照审核确定的采购组织形式和采购方式，依法依规组织实施，并通过平台履行程序。相关开标及评审活动应当全程录音录像。

第十四条学院对于项目内容、需求、标准等相对固定的服务类项目，经过法定程序产生的采购结果，在合同价格和服务内容基本不变的前提下，按程序报批后可以实施延续性采购，续签合同履行期限为一年，主要条款应当与原采购合同保持一致，每年续签一次，原则上最长不超过三年。

第十五条需委托代理机构组织采购的项目，由学院招标采购工作领导小组研究选取代理机构。需外聘专家参与招标采购评审的，需求部门应及时完成评审专家劳务报酬支付手续，不得无故拖延。

第十六条招标采购项目出现质疑、投诉时，学院招标采购中心负责协调处理。市财政局发函约谈或跟踪处理的项目，处理结果、答复意见需经学院领导小组批准同意后办理。

第十七条招标采购中心应当按照招标采购规定要求公开采购文件、中标（成交）结果及更正事项等采购信息，确保采购程序规范合法。

第五章 项目合同

第十八条招标采购项目完成采购后，自中标（成交）通知书发出之日起10个工作日内，需求部门起草合同，需使用标准政府采购合同文本，围绕采购需求，明确中标金额、合同期限、质量要求、履约验收方案、资金支付、权利义务、违约责任等事项，由学院法律顾问审定、招标采购中心审核通过后，完成与中标（成交）单位签订正式书面合同并公示。

第十九条招标采购中心应当在采购合同正式签订之日起2个工作日内完成合同公开和备案工作。采购合同未履行公开和备案程序的，不得支付采购款项。

第六章 项目验收与付款

第二十条履约验收责任主体及职责

（一）归口管理部门是政府采购项目履约验收工作（以下简称“项目验收”）的责任主体，应当自收到供应商发出的验收建议之日起七个工作日内启动项目验收，对项目品名、品牌、数量、规格、价格、质量以及安装、调试、培训等逐一检查验收。技术复杂、专业性强或者重大民生、金额较大的政府采购项目，验收准备时间可适当延长。

（二）验收应当成立政府采购项目验收小组（附件6验收会议纪要，以下简称“验收小组”），负责项目验收具体工作，出具验收意见，并对验收意见负责。

（三）验收小组应当由熟悉项目需求与标的专业技术人员、使用部门人员等至少 3 人以上单数组成，并确定一名负责人。其中，至少包含 1 名采购使用人员（参与评标人员应当回避）；专业技术人员由采购人自行选择，可以从本单位指定，也可以从同领域其他单位或者第三方专业机构等邀请；前期参与该项目评审的评审专家应当回避。

第二十一条验收小组应当认真履行项目验收职责，确保项目验收意见客观真实反映合同履行情况。

（一）制定验收方案。验收小组应当在实施验收前根据项目验收清单和标准、招标（采购）文件对项目的技术规定和要求、供应商的投标（响应）承诺情况、合同明确约定的要求等，制定具体详细的项目验收方案。

（二）实施验收。验收小组应当根据事先拟定的验收工作方案，对供应商提供的货物、工程或者服务按照招标（采购）文件、投标（响应）文件、封存样品、政府采购合同进行逐一核对、验收，形成详细的验收清单，并做好验收记录。项目验收标准应当符合采购合同约定，未进行相应约定的，应当符合国家强制性规定、政策要求、安全标准、行业或企业有关标准等。

（三）出具验收意见。项目验收意见应当客观真实。重大民生、金额较大或者技术复杂的政府采购项目，应当邀请国家认可的质量检测机构或者评估机构等参与，出具专业检验检测报告或者明确的评估意见，并加盖公章，作为验收意见附件。验收小组成员意见不一致时，按照少数服从多数的原则做出验收意见。对验收意见有异议的，应当在验收意见上签署不同意见并说明理由，否则视为同意验收意见。验收意见以书面形式做出结论性意见（附件8），由验收小组成员及供应商签字后，报告单位负责人签字并盖学院章。分段、分项或分期验收的（以下统称“分段验收”），应当根据采购合同和项目特点进行分段验收并出具分段验收意见。

（四）项目验收的结果与采购合同约定的内容虽然不完全符合，经验收小组确认，供应商所提供的货物、工程和服务比合同约定内容提高了使用功能和标准或者属于技术更新换代产品，在不影响、不降低整个项目的运行质量和功能以及合同金额不提高的前提下，可以验收通过。

第二十二条验收小组将验收意见确认后送招标采购中心，3工作日内在政府采购网公开验收意见，公告期不得少于3个工作日。

第二十三条对项目验收发生的检测（检验）费、劳务报酬等费用支出，采购合同有约定的按照约定执行；无约定的，由采购人承担。因供应商问题导致重新组织项目验收的，由供应商负担验收费用。委托采购代理机构组织项目验收的，委托费用应当在委托协议中明确。验收小组成员中的专业技术人员费用可参照《山东省政府采购评审劳务报酬标准》执行；采购人单位工作人员不得获取劳务报酬。

第二十四条项目验收完结后，采购人应当将验收小组名单、验收方案、验收原始记录、验收结果等资料作为采购项目档案妥善保管，不得伪造、编造、隐匿或者违规销毁，验收资料保存期为采购结束之日起至少 15 年。

第二十四条项目验收合格应作为政府采购项目财政性资金支付的必备条件。验收不合格的，不予支付资金。涉及分段验收付款的项目，应具备符合合同约定内容的阶段性验收报告。

第二十五条学院严格按合同约定履行付款手续，并自收到发票之日起5个工作日内向供应商支付资金。货物类项目预付款在签订合同后学院向供货商支付，支付比例原则上不低于合同金额的30%，待验收通过后学院支付剩余的65%货款，其余5%货款作为质保金按照合同约定于质保期满后由财务处按期支付。对不合格的项目，供货商应针对问题及时整改，若整改后仍达不到合同要求的，应依据合同条款和相关法律法规进行责任追究。

第二十六条招标采购活动结束后，招标采购专员将采购项目相关纸质材料和录音录像资料整理归档、统一保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁，保存期限为采购结束之日起至少保存15年。

第七章 监督管理

第二十七条财务审计处负责对学院招标采购项目开展政府采购绩效评价。从政府采购预算、采购计划、采购意向、采购需求、组织采购、合同订立、履约验收、资金支付、采购质量和采购内控管理10个环节的规范性、时效性、完整性、准确性、科学性、政策落实性、公开透明性七个方面进行评价，形成绩效评价结果对采购预算、采购需求及采购评审的有效反馈。建立完善招标采购工作监督制度，党组织落实监督职责，纪检委员全程参与招标采购工作监督。

第二十八条学院对违反招标采购政策规定和本实施细则的相关责任人，责令限期整改，并依据相关党纪条规和法律法规对相关责任人予以严肃处理，其中涉嫌违法犯罪的，按规定移送司法机关依法处理。

第八章 附  则

第二十九条本实施细则涉及的有关采购要求，国家、省、市有规定的，依照上级有关规定执行。

第三十条本实施细则由招标采购中心负责解释。

第三十一条本实施细则自公布之日起执行。

附件：1.政府采购意向

2.立项报告

3.采购需求

4.专家论证意见

5.采购工作会议纪要

6.验收工作会议纪要

7.政府采购履约验收书

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