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关于印发《青岛市环境保护局公文处理办法》的通知
  • 制发机关:青岛市环保局
  • 成文日期:2010-03-23
  • 发布日期:2010-03-24
  • 索引号:00511846200020020100054
  • 编  号:青环办发[2010]11号
  • 生效日期:2010-03-24
  • 失效日期:2010-03-24
机关各处室、各分局、局属各单位,五市环保局:
  现将《青岛市环境保护局公文处理办法》印发给你们,望认真遵照执行。
  
  
  
  
  二〇一〇年三月十七日
  青岛市环境保护局公文处理办法
  
  为使我局公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文质量和办文效率,根据《国家行政机关公文处理办法》、《环境保护部公文处理办法》和《青岛市实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》,结合实际,特就我局公文处理制定本办法。
  一、公文种类
  我局常用公文种类主要有:
  (一)决定
  适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
  (二)通告
  适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的环境保护事项。
  (三)通知
  适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
  (四)通报
  适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
  (五)报告
  用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复询问。
  (六)请示
  适用于向上级机关请求指示、批准有关事项。
  (七)批复
  适用于答复下级机关和单位的请示事项,批复环境影响报告书(表)等。
  (八)意见
  适用于对重要问题提出见解和处理办法。
  (九)函
  适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
  (十)会议纪要
  适用于记载、传达会议情况和议定事项。
  二、适用范围
  (一)青环发。用于向上级机关的请示、报告、意见等以及市环保局向各处室、各分局、局属各单位和各市环保局的通知、通报、意见、通告、决定等。用来以市环保局名义回复市委办公厅、市政府办公厅督办件(来文有编号的);部署环保系统的全局性工作,印发重要的、对全市环保系统工作有普遍指导意义的文件,施行行政措施,下达环保目标任务;批转带有普遍指导意义的重要请示、报告或意见,转发上级机关的重要文件。
  (二)青环函。为在一定范围内发送的公文。用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项;答复下级单位的有关请示事项等;与下一级政府商洽工作、询问和答复问题、审批事项;对人大建议、政协提案的复函等。处理一般性事务的公文,包括会议通知(首页用明传电报的版式)、编辑、出版、征订、发行、培训等事项的通知。
  (三)会议纪要。用于局长办公会等会议的纪要。
  (四)工作通报。用于印发局领导关于某一方面工作的重要讲话;各地环保工作经验、教训;市环保局阶段性重要工作部署、安排和动态;需要通报的其他重要事项或环保工作情况。
  (五)青环办发。为局办公室普发性公文。经局领导同意(或经局有关会议研究决定的事项)以办公室名义发送的公文,即向局机关处室、分局、局属单位传达上级机关和市环保局关于某一方面工作的要求,传达局领导对有关环保工作的指示,传达需系统内有关部门和单位周知或要求办理的一般性事项;转发上级、同级或不相隶属机关的公文。
  (六)青环办函。用于局办公室向其他单位办公室或其他不相隶属机关办公室行文;其他有关工作联系的公文。
  三、发文办理程序
  发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括公文拟稿、审核、签发、复核、登记、印制、用印、发送等程序。
  草拟公文的处室(单位)起草公文后,经局办公室阅改、把关、审核后,呈局领导签发。局领导签发后,经办公室审核人复核后,送文印室登记、打印,用印后,由拟稿部门或单位分发。
  (一)公文拟稿
  l.公文拟稿应坚持质量第一,注重效率的原则;应符合国家法律、法规及有关方针、政策、决定;提出新的规定、措施等,应当切实可行,并附说明;公文篇幅力求简短。
  2.公文拟制的承办部门(单位)和承办人要确保公文质量,重要的公文应当由承办部门(单位)主要负责人亲自动手或主持起草。
  3.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关;公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
  4.公文中的人名、地名、数字、引文应当准确;引用公文应当先引标题,后引发文字号;引用外文应当注明中文含义;日期应当写明具体的年、月、日;必须使用国家法定计量单位。
  5.公文结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为 “1.”,第四层为“(1)”,第五层为“①”。
  6.公文中使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称;使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
  7.公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,其余应当使用阿拉伯数字。
  8.办文所依据的原件或背景材料应作为参阅件;如对正文进行解释或说明,应附起草说明或补充说明。
  9.严格执行有关保密规定,涉密文件按规定标注密级和时限。
  10.按办文时限要求合理、实事求是标注缓急程度。需要在印发的正式文件中标明缓急程度的,拟稿人提出文件缓急程度,并由拟稿单位(部门)主要负责人确定;已经超过了规定的回复期限,需要按“急件”或“特急件”办理的,应说明理由。
  11.公文需要会签的。本局发文如需局内相关部门(单位)会签的,由会签的部门(单位)负责人在发文稿纸会签栏内写明意见、具体时间、姓名。
  需相关市级单位会签的,则由我局领导先签署意见,然后再送往会签的部门。如需修改内容的,应报局签发领导同意后方可发文。有意见分歧的,公文承办部门(单位)应主动与会签单位协商;经协商不能取得一致意见,则由局分管领导出面与会签单位协商;确难取得一致意见的,可列明各方理据,提出建设性意见,并与有关单位会签后报请上级机关协商或裁定。
  12.同时还应注意以下几点:
  (l)市环保局文件的批语,一般不写“参照执行”,应写 “遵照执行”或“贯彻执行”,批转有关单位的意见等可写“参照执行”。
  (2)各区市的写法,一律写成区市,不要写成“市区”。
  (3)市环保局发出的规范性文件,一般用“印发”,不用“公布”、“颁布”、“颁发”等字样。
  (4)印发局领导讲话须经领导本人同意。
  (5)当领导同志姓名职务并用时,一般是姓名在前职务在后,会议纪要正文中则是职务在前姓名在后,姓名职务之后不再加“同志”字样。
  (6)“意见”文种适用于对重要问题提出见解和处理办法,其行文方向可以是上行、下行、平行。作为上行文,上级机关应当办理,并视情况批转或答复;作为下行文,应当明确下级是否照此执行或参照执行;作为平行文,一般用于提出意见供对方参考。
  (二)公文审核
  公文实行分级审核负责制度。
  1.公文草拟后应分别经部门(单位)主要负责人、局办公室、分管局领导对文件进行审核。报送上级部门的重要公文,须经局主要负责人审核。
  2.公文审核的基本要求:公文体例、格式、文种正确;发文稿纸所列各项内容填写齐全、准确;办文依据符合规定,附件及参阅件完整;公文按规定时限办结;对涉及局内其他部门(单位)职责的事项,充分征求意见;对涉及市级其他单位的事项,进行协商或会签。
  拟稿部门审核的主要职责:公文内容是否符合国家法律法规;是否观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确;提出的政策、措施是否切实可行。
  局办公室审核的主要职责:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则,公文格式是否符合本办法的规定等。
  审核人应本着高度负责的态度,对公文进行认真审核,并在审核后签署姓名和审核时间。
  3.按要求报送的材料和回复性公文,各承办部门(单位)必须在截止期限前至少提前两天将拟制的公文送至局办公室审核。
  4.拟制、修改和签批公文时,书写字迹及所用纸张必须符合归档要求,不得使用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔,不得在文稿装订线外书写。
  5.经过局办公室修改、审核后需清稿的公文,由拟稿人认真进行清稿并将修改稿附后,一并报局领导审批签发。
  (三)公文签发
  市环保局文件,按局领导分工一般由分管领导签发,上报公文和其他重要的公文经分管领导审核同意后报局长签发。局长出差期间,由主持工作的局领导签发。市环保局办公室文件,一般由办公室主任签发,对涉及有关重要事项的经办公室主任审核后,报局长或分管领导。成文日期以领导签发的日期为准,联合行文以最后签发机关领导的签发日期为准。
  (四)公文复核、登记、印制与发送
  公文正式印制前,办公室应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
  经过复核无误的公文,由办公室编文号,由拟稿部门(单位)送交文印室按规定登记付印。
  公文正式付印前,应由校对人签字,否则,文印室不予付印。一般公文应在2个工作日内印出,特急件、急件应在要求的时限内印出。
  印出的公文应符合《国家行政机关公文格式标准》,做到清晰、美观、规范。
  严格控制印制份数,150份或总印数(份数×页数)超过1500页以上的送市委、市政府规定的印刷厂印刷,由拟文部门(单位)负责校对。
  以市环保局名义与其他行政管理部门联合行文的,要送市委、市政府规定的印刷厂印刷,由拟文部门(单位)负责校对。
  公文印制完毕,装订页码无误后,由机要人员盖章。遵照《国务院关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定》(国发〔1993〕21号)精神,要严格管理印章。使用印章,必须经本单位领导人批准。不加盖印章的公文应视为无效。
  盖章后的公文,由拟稿部门(单位)负责分发(送)。
  四、行文规则
  (一)行文关系应当根据隶属关系和职权范围确定。市环保局与市政府其它部门之间依据部门职权可以相互行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。机关各处室除办公室外不得对外正式行文。
  同级政府各部门、政府部门与相应的党组织可以联合行文,政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项,经政府同意也可以由部门行文,文中应当注明经政府同意。
  (二)主送机关。主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或规范化简称。向上级机关的请示,应主送一个机关,不得多头主送。
  除上级领导直接交办的事项外,不得以机关名义向上级领导报送“请示”、“意见”和“报告”;不得将请示、报告、意见直接送上级领导个人。
  凡市领导同志批示给局领导的公文,并由市政府办公厅转办的,应以局领导的名义上报,用信函式公文,即首页用“青岛市环境保护局”文头纸,直接打印报告正文,不加标题,不编文号,由局领导在文尾亲自签名,附上市领导批示复印件后,主送市领导同志。
  “请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送下级机关(单位)。“报告”中不得夹带请示事项。
  上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话,并用圆括号括入。
  1.上行文
  主送:市政府或环保部、省环保厅等上级机关。
  2.下行文
  主送:机关各处室、各分局、局属各单位,各市环保局。
  3.平行文
  主送:受文单位。
  (三)抄送单位。除主送机关(单位)外,只抄送确需执行或知晓公文的其他机关(单位),应当使用全称或规范化简称。除工作通报等公文外,一般不抄送领导个人。
  1.青环发
  上行文抄送机关为直接相关部门(单位)。向下级机关或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。主送“机关各处室、各分局、局属各单位”的公文,根据需要抄送“市委,市人大,市政府,市政协”(其办公厅收文后按市领导分工送阅),对其它个别确需阅文的机关、单位等可用寄送等方式送阅,但不在抄送栏标注。
  2.青环函、便函、青环办发、青环办函
  只抄送相关单位。
  3.会议纪要
  (1)局长办公会会议纪要抄送:局领导、总工、机关各处室、各分局、局属各单位。
  (2)专题会议纪要抄送:相关部门、单位(送相关局领导、相关处室,但不在抄送栏标注)。
  4.工作通报
  发:机关各处室、各分局、局属各单位,各市环保局。
  抄送:市领导(视内容确定),市环保局领导,环境保护部,省环保厅,市委办公厅,市人大办公厅,市政府办公厅,市政协办公厅,市委研究室,市政府研究室,市委督查室,市政府督查室。
  5.抄送单位排序
  (1)综合机关(市纪委、市委办公厅、市人大常委会办公厅、市政府办公厅、市政协办公厅、市法院、市检察院);
  (2)市委组成部门;
  (3)民主党派、工商联;
  (4)人民团体;
  (5)市政府工作部门;
  (6)部门管理机构;
  (7)市政府派出机构;
  (8)市直事业单位;
  (9)省垂直管理机构;
  (10)省政府派出机构;
  (11)市政府办公厅管理部门;
  (12)设在市政府办公厅的部门;
  (13)区市政府、部门;
  (14)其他单位。
  (四)主题词。公文应当标注主题词。主题词是用于提示公文内容,便于公文检索查询的规范化词。
  1.标引方法
  (1)一份文件的标引,除类别词外最多不超过5个主题词。
  (2)主题词表分为3个层次。第1层是对主题词区域的分类,如“环保”。第2层是类别词,即对主题词的具体分类。第3层是类属词。
  (3)标引顺序是先标类别词,再标类属词。在标类属词时,先标反映文件内容的词,最后标反映文件形式的词。如《国务院关于加强生态环境保护工作的通知》,先标类别词“环保”,再标类属词“生态”,最后标上“通知”。
  (4)一份文件如有两个以上的主题内容,先集中对一个主题内容进行标引,再对第二个主题内容进行标引,如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》,先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”,再标类属词“企业”、“破产”,然后标反映第二个主题内容的类别词“劳动”,再标类属词“就业”,最后标“通知”。
  (5)当常用主题词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时,可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面,并在该词的后面加“△”以便区别。
  2.常用主题词
  类别词:环保
  类属词:保护区 植物 动物 污染 生态 生物 风景 饭店 风景区 城乡 国土 治海 噪声 排污 环境 保护
  五、公文管理
  (一)公文由机要人员统一收发、用印、归档和销毁。收件人是市环保局、市环保局办公室的,由机要人员拆封,并分类登记,登记内容包括收文日期、文字、标题、去向等;收件人是业务处室的,由业务处室拆封登记,需纳入收文办理的,送机要人员办理;收件人是局领导同志的,送领导同志,需纳入收文办理的,按规定程序办理。
  (二)公文翻印。上级机关的公文,除涉密和注明不准翻印的以外,经局领导或者办公室主任批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
  (三)公文复印。公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章。
  (四)公文撤销、废止。公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
  (五)公文销毁。不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经办公室负责人批准,可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
  (六)内部机构合并时,全部公文应当随之合并管理。内部机构撤销时,需要归档的公文整理后按有关规定移交机要(档案)室。
  (七)工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
  六、公文归档
  (一)公文办理完毕,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。
  (二)办公室职责。负责指导各处室档案的整理、立卷、归档工作;指导各分局、局属单位、各市环保局的环保档案管理;负责机关档案的接收、规范化整理、保管、查询和销毁工作。
  (三)各部门(单位)职责。负责本部门(单位)内的文件、资料的立卷归档工作,对本部门(单位)内的文件、资料负责保管、整理、分类。需送交局机关档案室的,应利用金宏网络进行归档后,于次年3月底前送交,由档案室完成后续工作。
  七、公文管理责任
  办公室是公文处理的管理部门,主管机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
  (一)办公室职责。对于不符合要求的公文,办公室应与拟稿人沟通,由拟稿人说明情况并进行修改。质量问题比较突出的,退回拟稿部门(单位)重新办理,并经本部门(单位)主要负责人重新审签后,送办公室审核。
  (二)各部门(单位)职责。各部门(单位)主要负责人对本部门(单位)拟制的公文质量负责。公文质量出现严重问题以及办文延误的,追究有关领导和工作人员的责任。责任追究方式包括:对责任人提出口头批评、通报批评;出现严重质量问题或办文延误的,在本部门(单位)范围内进行检查。
  (三)公文质量和办文效率列为考核的重要内容。一年内所拟公文因质量问题被市政府及以上部门退回;办文延误造成严重影响的,拟稿人及拟稿部门(单位)负责人年度考核不能评为“优秀”等次。出现严重公文质量问题、并造成严重后果的,拟稿人及拟稿部门(单位)负责人年度考核不能评为“称职”及以上考核等次。
  (四)实行公文处理情况通报制度。局办公室每季度制发《公文处理情况通报》,对各部门、各单位的公文情况进行通报,推荐质量较好的公文供全局学习,通报批评质量较差的公文。
  凡属下列情况之一者为质量较差的公文:与国家政策、法规、规章及环保部有关文件规定不符;无实质性内容;重复发文;未按规定程序行文;观点模糊,逻辑关系、层次混乱;未按规定时间报送材料和回复;文件缺页、错页;文字修改量大;其他不符合本办法的问题。
  八、其他有关要求
  (一)公文字体、字号
  详见附件《行政机关公文格式各要素标识规则》。
  (二)文字材料字体、字号
  正标题:xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx(小标宋2号)
  副标题:xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx(楷体3号)
  第一层:一、xxxxxxxxxxxxxxxxxx(黑体3号)
  第二层:(一)xxxxxxxxxxxxxxxxx(楷体3号)
  第三层:1.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx(仿宋3号)
  第四层:(1)xxxxxxxxxxxxxxxxxx(仿宋3号)
  第五层:①xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx(仿宋3号)
  正文:xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx(仿宋3号)
  正文每页22行,每行28个字,格式可参考公文格式。文章中除特殊强调事项外,一般不使用加粗字体。
  
  附件:行政机关公文格式各要素标识规则
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  附件:
  行政机关公文格式各要素标识规则
  
  一、公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
  公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
  (一)秘密等级和保密期限。如需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。“绝密”、“机密”级公文应当在版心左上角第一行标明份数序号。
  (二)紧急程度。如需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格在版心右上角第1行标识“特急”或“急件”,两字之间空1字。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
  (三)发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。发文机关标识推荐使用文星简美黑体字,用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但最大不能等于或大于22mm×15mm(高×宽)。同级行政机关联合行文,主办机关名称应当排前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;行政机关与其他机关联合行文,应当以党、政、军、群次序排列。
  (四)发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行标注发文字号,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
  (五)签发人。上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
  如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。其中“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。
  (六)标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,一般由发文机关全称或规范的简称、公文主题、公文种类三部分组成,转发类公文标题,应当避免冗长。在标题中除法规、规章和规范性公文名称加书名号外,一般不加标点符号。公文标题置红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
  (七)主送机关。标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。
  (八)附件。公文如有附件,居正文空一行,左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件。
  (九)印章。公文除会议纪要和以电报形式发出的以外,均应当加盖发文机关印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。
  单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间。成文时间右空4字;加盖印章应上距正文1行之内,端正、居中下压成文时间,印章用红色。当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。
  当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间,印章用红色。只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切,相距不超过3mm。
  当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切,在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
  当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取加页标识“此页无正文”的方法解决。
  (十)成文时间。公文的成文日期,以负责人签发的日期为准;联合行文,以最后签发机关负责人的签发日期为准。用汉字将年、月、日标全;“零”写为“○”。成文时间右空4字标注于正文之后。
  (十一)附注。公文如有附注,应当列于印章、成文时间下一行,用3号仿宋体字,居左空2号字在圆括号内。
  (十二)主题词。主题词用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空1字。主题词标注于抄送机关之上。
  (十三)抄送。抄送机关应当使用全称或规范化简称、统
  称。位于主题词下一行,左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开;回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。抄送机关次序以党、政、军、群排列。如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。
  (十四)印发机关、印发时间和份数。位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。
  二、公文文字一律从左至右横写、横排。标题用2号小标宋体字,正文用3号仿宋体字,每页22行,每行28个字(不含页码)。公文中小标题可用3号小标宋体字或黑体字。公文版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码)。公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版心,即156mm)以上的各要素统称为眉首,红色反线距版心上边缘不超过72mm±1mm,版心上边缘至天头(上白边)为37mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为28±1mm。置于红色反线以下至主题词(不含)之间各要素为主体;置于主题词以下的各要素统称版记。
  
  
  主题词:环保 印发 公文处理 办法 通知
  青岛市环境保护局办公室 2010年3月17日印发
  
  
  
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